Polityka prywatności Transport i Spedycja Orzeł

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Transport i Spedycja Orzeł (dalej: „Firma”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terenie Polski i innych krajów.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Transport i Spedycja Orzeł z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”).

1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. W związku z prowadzeniem działalności w branży transport i logistyka Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON;
• dane kontaktowe: adres siedziby lub zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres e‑mail;
• dane dotyczące realizowanych usług: informacje o zleceniach transportowych, miejsca załadunku i rozładunku, dane nadawców, odbiorców i kierowców;
• dane związane z rozliczeniami: numer rachunku bankowego, dane do faktury, historia płatności;
• dane związane z korzystaniem ze strony internetowej lub systemów informatycznych Administratora (jeśli występują): adres IP, pliki cookies oraz inne dane zbierane za pośrednictwem technologii internetowych.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, przygotowania oferty, obsługi zapytań oraz spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem);
• zakres: dane identyfikacyjne i kontaktowe klientów, kontrahentów, kierowców, dane niezbędne do realizacji zleceń transportowych.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze);
• zakres: dane wymagane przepisami prawa podatkowego, rachunkowego, przepisami dotyczącymi dokumentacji przewozowej, ewentualnie przepisami prawa pracy.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zakres: dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zabezpieczenie mienia i przewożonych ładunków, analiza jakości świadczonych usług, kontakt z klientami i kontrahentami, wewnętrzna administracja i zarządzanie przedsiębiorstwem.

(d) Marketing bezpośredni własnych usług (np. przesyłanie informacji o ofercie, promocjach)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), w zależności od stosowanych kanałów komunikacji i obowiązujących przepisów;
• zakres: podstawowe dane kontaktowe.

(e) Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane do Administratora (np. przez formularz kontaktowy lub e‑mail)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
• zakres: dane podane w zapytaniu, w szczególności imię, nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu oraz treść korespondencji.

(f) Korzystanie ze strony internetowej oraz poprawa jej działania (jeśli strona jest udostępniana)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu strony, analizie ruchu, zapewnieniu bezpieczeństwa) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zakresie stosowania niektórych plików cookies.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych powyżej celów:

• podwykonawcy i partnerzy biznesowi współpracujący z Administratorem przy realizacji usług transportu i logistyki (np. przewoźnicy, magazyny, operatorzy logistyczni);
• dostawcy usług informatycznych, hostingowych, serwisowych oraz systemów do obsługi zleceń i rozliczeń;
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne oraz inni doradcy wspierający Administratora;
• banki oraz instytucje płatnicze obsługujące rozliczenia;
• ubezpieczyciele, brokerzy ubezpieczeniowi, rzeczoznawcy;
• organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

4.2. Dane osobowe co do zasady przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach dane byłyby przekazywane do państwa trzeciego (poza EOG), Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony zgodnie z przepisami RODO.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

5.2. W szczególności:

• dane dotyczące umów i świadczenia usług – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
• dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości i podatków – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie wynika z innej podstawy prawnej;
• dane wykorzystywane w celach marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania lub cofnięcia zgody (jeżeli była wymagana).

6. Prawa osób, których dane dotyczą

6.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych, tj. otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, w zakresie określonym w art. 20 RODO;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem).

6.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych przez Transport i Spedycja Orzeł (np. na stronie internetowej, w umowie, w stopce korespondencji).

6.3. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

7. Pliki cookies i technologie podobne (jeśli dotyczy strony internetowej)

7.1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne);
• analizy ruchu na stronie i statystyk odwiedzin;
• dostosowania treści do preferencji użytkowników;
• prowadzenia działań marketingowych i remarketingowych (jeżeli są stosowane).

7.2. Podczas pierwszej wizyty na stronie może zostać wyświetlony komunikat dotyczący stosowania cookies, umożliwiający wybór zakresu ich użycia. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w przeglądarce internetowej lub poprzez dostępne narzędzia na stronie.

7.3. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

8. Zabezpieczenia danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub modyfikacją.

8.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności.

9. Zmiany Polityki prywatności

9.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w sposobie przetwarzania danych lub rozwoju oferty usług Transport i Spedycja Orzeł.

9.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w odpowiedni sposób (np. na stronie internetowej lub przekazywana kontrahentom wraz z dokumentacją umowną).

10. Kontakt

10.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, należy kontaktować się z Administratorem, korzystając z aktualnych danych kontaktowych Transport i Spedycja Orzeł udostępnionych w oficjalnych kanałach komunikacji (na stronie internetowej, w korespondencji handlowej lub w umowach).